Case History

MEETING ESH-ISH 2021 – VIRTUAL EXPERIENCE

10/05/2021
Si è svolta totalmente on-line, dall’11 al 14 Aprile, l’edizione 2021 del Meeting Annuale della European Society of Hypertension (ESH) e della Internationa Society of Hipertension (ISH). Ancora una volta vincente il binomio tra AIM Group International Full PCO incaricato di organizzare l’evento e TC Group Partner Tecnologico della manifestazione. Oltre che, ovviamente, dal punto di vista scientifico, l’evento virtuale ha offerto diversi spunti organizzativi, legati alla tecnologia ma non solo, molto utili per gli organizzatori di eventi. Eccoli, in sintesi: Gestione di 7 sale virtuali in parallelo, con altrettante regie e postazioni di montaggio L’allestimento di questi centri di coordinamento ha coinvolto l’utilizzo di ben tre magazzini, per garantire 120+ postazioni/desk con PC dedicati alla produzione video, con 50+ operatori coinvolti.   130+ ore di diretta streaming in 4 giorni ideando e realizzando format originali e fruibili, sigle introduttive, animazioni e vere e proprie informazioni di servizio nel corso della diretta, il tutto dedicato alla manifestazione e ai singoli speech. TC Group è stata in grado di gestire e coordinare tutta la creatività come una vera e propria agenzia di comunicazione integrata, un HUB Creativo dedicato all’evento e in grado di gestire anche il Video Making e la Grafica, realizzando layout interattivi e innovativi per Newsletter e Post su Linkedin e Facebook. La diretta streaming è stata gestita in multilingua con interpreti Inglese/Cinese collegati da tre nazioni (Regno Unito, Svizzera e Italia).   118 Sessioni in diretta streaming, con solo 5 pre-registrate, ma anche queste ultime live, con la presenza dello Speaker, nella sessione domande/risposte.   700+ domande discusse e gestite durante l’evento, con una media di 30+ domande per ogni ora di diretta streaming e 35 ore di contenuti scientifici on-demand pubblicati ogni giorno.   L’evento inoltre ha dimostrato che l’utilizzo della diretta on-line è in gradi di ampliare notevolmente il numero dei partecipanti a livello globale. L’evento nella precedente edizione in-person aveva registrato la presenza di 3000+ partecipanti. In questa edizione le registrazioni on-line e le presenze sono state 5.400+ con 1000+ over 35 e la crescita esponenziale dei partecipanti dall’India e da altri paesi con operatori che difficilmente possono affrontare trasferte economicamente onerose. Il futuro degli eventi potrà essere sempre più ibrido, garantendo sia l’esperienza on-site, quando sarà di nuovo possibile, che quella on-line e raggiungendo il più vasto pubblico possibile.GUARDA IL VIDEOPer info:+39.055.32692info@tecnoconference.itwww.tcgroup.it

IFCC “Virtual Conference” 2021

30/04/2021
Con l’attenta guida della Segreteria Organizzativa di MZ Congressi e con la Partnership Tecnologica di TC Group, si è svolta, interamente on-line, dal 15 al 17 Febbraio 2021, la IFCC (International Federation of Clinical Chemistry and Laboratory Medicine) Global Conference on Covid-19, incentrata sul ruolo critico dei laboratori clinici nella Pandemia provocata dal Covid-19, una tematica di scottante attualità.Da un punto di vista realizzativo, alcune caratteristiche e peculiarità di questo evento on-line, possono essere molto utili agli organizzatori di eventi che vogliono ottimizzare le loro prestazioni all’interno della progettazione e creazione di eventi virtuali e ibridi.Questi spunti di riflessione partono da una base ineludibile. La Segreteria Organizzativa deve poter contare su una collaborazione “simbiotica” con il Partner Tecnologico. Centrali, quindi, le relazioni umane. Prima, durante e dopo l’evento, la disponibilità al confronto costante con lo Staff Tecnico di TC Group, ha permesso a MZ Congressi di orchestrare al meglio l’intera manifestazione, garantendo una progettazione fluida e un fisiologico e naturale ottenimento degli obiettivi della convention.Questa unione fra le due aziende si è ulteriormente esplicitata nella scelta condivisa di non realizzare un sito web informativo della manifestazione, ma di puntare sull’utilizzo completo della piattaforma Livebit. All’interno della piattaforma è stato possibile fruire delle dirette streaming degli speech e della loro consultazione on-demand, della visita degli stand virtuali degli sponsor, visualizzare i poster e scaricare i documenti relativi agli interventi dei relatori. Il tutto unito alla possibilità di scaricare il programma completo dell’evento. Questa scelta ha pertanto ottimizzato le risorse del committente e ha permesso di massimizzare l’efficacia comunicativa e dei contenuti del “virtual event”.Decisiva come sempre, negli eventi virtuali, la performance della diretta streaming delle sessioni in-formative. La solidità della connessione ha garantito ai partecipanti una fruizione ottimale delle presentazioni di tutti i relatori. Sembra scontato ma non sempre è così, soprattutto quando i committenti si affidano a soluzioni “fai da te” e il pubblico proviene, come avvenuto in questo caso, da tutto il mondo.Infatti sono stati ben 118 gli stati da cui si sono connessi i 2.700 + partecipanti (di cui 1.500+ giovani scienziati!). Solo gli Speaker sono stati 116 da 34 differenti nazioni.Interessante il dato che segnala che l’85% dei partecipanti ha ritenuto “molto” o “estremamente” facile l’utilizzo della nostra piattaforma Livebit.

VIRTUAL NATA MEETING 2021 - 21° ANNUAL NATA SYMPOSIUM - On Patient Blood Management, Hemostatis and Thrombosis

30/04/2021
Il Virtual Nata Meeting è andato in scena, on-line, dal 12 al 16 Aprile 2021. Un simposio incentrato sull’ematologia avanzata in era Covid, un grande evento internazionale e virtuale in grado di regalare agli Event Manager e ai Professionisti del MICE molte lessons learned. Analizziamone insieme alcune.  La problematica pandemica si è trasformata in una grande opportunità. La completa digitalizzazione della manifestazione ha trasformato questa edizione nell’edizione con il maggior numero di partecipanti della sua storia (l’evento è annuale e parte dal 2016). Abbattuto il muro dei mille iscritti il Virtual Nata Meeting è divenuto uno dei più grandi eventi di ematologia a livello mondiale, con ben 83 paesi connessi in contemporanea, compresa la Cina che richiede una expertise tecnologica molto elevata date le difficoltà di superare il famigerato firewall del gigante orientale. L’utilizzo di una Super Banda per lo Streaming, ha garantito una connessione efficace e con una latenza pressoché nulla. L’affidabilità della banda, in eventi internazionali, è assolutamente imprescindibile e deve essere monitorata e gestita da uno Staff esperto e competente come quello “targato” TC Group. Il tutto per 5 giorni completi di diretta in un unico canale HD. Importantissimo garantire la disponibilità degli Speech on-demand quasi in tempo reale, poco dopo il termine del live, per dare la possibilità di consultazione delle relazioni anche tenendo conto dei vari fusi orari. La possibilità di consultare i contenuti per sei mesi dopo l’evento è sicuramente un ulteriore plus. La manifestazione è stata gestita con la piattaforma TC Group Livebit. L’applicativo ha messo a disposizione un “Social Wall” dedicato ai commenti dei partecipanti in tempo reale. Il successo dell’evento è stato totale e vi forniamo alcuni commenti originali (in forma anonima e in inglese), raccolti durante la manifestazione.  “Great Online Congress and Platform (on demand already during the congress is perfect!!!), Congrats”“Great NATA Symposium! Perfectly designed and conducted. A very efficient web platform, the ‘top level’ presentations and a perfect organization make this event as one of reference. Great job, congratulations to all the NATA people!”“Thank you for this very interesting and informative event. The event is well run, and all meetings are on time. Also - I really like the "entrance" to the virtual event. It is visually appealing and well laid out. Congratulations.”“Unbelievable: to have at the same time Canada, Australia, Europe connected!”“Good Morning to this well structured Online Congress Platform!”

Digital Labs della Regione Toscana: online sulla piattaforma Meetbit

19/03/2020
La Regione Toscana, con Toscana Promozione Turistica, in collaborazione con le associazioni di categoria del turismo, proseguono il percorso avviato sui territori con #TuscanyTogether sulla piattaforma webinar Meetbit.15 appuntamenti online con esperti del settore per attuare il Testo Unico del Turismo, fronteggiare l'emergenza e prepararsi alla ripartenza dei mercati, che tutti ci auguriamo vicina. "Gli strumenti di accompagnamento e comunicazione a distanza sono un ottimo metodo che ci permetterà di continuare il lavoro iniziato e di attuare la nuova governance sul turismo" dichiara Francesco Palumbo -direttore di Toscana Promozione Turistica- e le soluzioni e-learning di Meetbit rispondono appieno a tutto questo. Un semplice form di accesso per la creazione dell'account e il gioco è fatto. Si può partecipare ai seminari anche da mobile, intervenendo in diretta con domande e compilando brevi sondaggi di gradimento. Il portale pubblicato in rete per la Regione Toscana all'indirizzo tuscanytogether.edubit.it consente di collegarsi agli appuntamenti anche on demand subito dopo la messa in onda (anche a distanza di pochi minuti), permettendo di partecipare quando si vuole, senza perdere nulla di quanto detto.Circa 800 gli iscritti alla prima puntata del 18 marzo 2020, con più di 750 partecipanti dal vivo e oltre 30 on demand. Più di 100 domande in diretta e numerosi sondaggi di gradimento hanno reso vivo e partecipato questo primo appuntamento tutto online. Un primo episodio con numeri inattesi, che dimostra come i nostri strumenti possono essere una valida alternativa alla cancellazione e alla posticipazione di eventi.Tutto si può trasformare in un momento da vivere online, con vantaggi non trascurabili: audience potenzialmente illimitate (worldwide); tempi di fruizione diversi (live e on demand); modalità eterogenee (da casa, ufficio o in movimento).I nostri format online aiutano a mantenere vivi i rapporti professionali tra le persone che, seppur costrette a casa, possono continuare a lavorare, ad informarsi, a studiare, a comunicare e interagire a distanza.Per saperne di più prenota la tua sessione informativa con il nostro Sales Team, naturalmente in web conference!Scarica il pdf informativo dei nostri servizi online.Per info:+39.055.32692info@tecnoconference.itwww.tcgroup.it

HYBRID EVENT: ESH ANNUAL MEETING 2019

04/03/2020
Hybrid Event: ESH Annual Meeting 2019La European Society of Hypertension ha individuato come una delle priorità la diffusione dei propri contenuti anche in mercati extraeuropei, mettendoli a disposizione tramite innovativi mezzi di comunicazione digitale.Grazie al contributo degli sponsor è stato possibile realizzare il primo Hybrid Event dell’ESH, con un pubblico reale in sala a Milano e un pubblico virtuale online che ha avuto accesso ad una Web TV con 3 canali in 3 differenti lingue: inglese, cinese e russo.Con la collaborazione di AIM Group e di sponsor dell’evento, abbiamo progettato una soluzione tecnologica completa che ha permesso la fruizione di specifiche sessioni del congresso oltre che ai partecipanti in sede, anche a più di 3700 partecipanti online da Europa, Cina, Russia e altri paesi.Obiettivo del progetto              L’obiettivo era quello di offrire l’opportunità di raggiungere nuovi mercati diffondendo i contenuti scientifici dell’European Society of Hypertension, con metodi di comunicazione digitale innovativa.La soluzione offertaPer la realizzazione della Web TV è stato realizzato un software multicanale che gestisce flussi video contemporanei da diverse sale, componendo un palinsesto misto tra sessioni in diretta e contenuti registrati. Il software è stato inoltre progettato per interagire oltre che con le piattaforme di broadcasting più diffuse nel mondo occidentale anche con sistemi di diffusione compatibili con la trasmissione in Cina, notoriamente caratterizzata da restrizioni in questo campo.  Abbiamo diffuso i contenuti scientifici dei simposi in live streaming verso i nuovi mercati di altissimo interesse sia per l’industria farmaceutica (sponsor dell’evento), che per ESH.Con il servizio di traduzione simultanea, abbiamo fornito un servizio di live streaming delle sessioni con tre canali disponibili nelle tre lingue: inglese, cinese e russo. I video degli interventi di ogni relatore sono stati acquisiti ed elaborati con lo stesso software proprietario appositamente sviluppato LiveBit, ottenendo un layout grafico personalizzato con logotipi e informazioni, composto dalle inquadrature sul relatore, in sincrono con le slide delle relazioni presentate.Grazie all’app dell’evento da noi realizzata, gli invitati virtuali hanno potuto accedere alle singole sessioni in tempo reale, selezionando la lingua di interesse. I contenuti sono stati resi disponibili on demand sia su app dell’evento che su sito web dell’evento che della società scientifica.Il risultato  Gli sponsor hanno raggiunto un pubblico più vasto, superando i limiti fisici dell'evento, allargando la portata della comunicazione con un contenimento dei costi.La platea raggiunta dai simposi è aumentata soprattutto nei nuovi mercati di interesse quali Russia e Cina grazie alla traduzione simultanea multicanale.La diretta streaming ha portato a numeri record, con un totale che supera di 10 volte i partecipanti effettivi presenti. 3700 accessi online (70% via app congressuale) oltre i 350 fisicamente presenti in sala. Il sistema di tracciamento della piattaforma online ha fornito dati eccellenti su una vasta gamma di parametri, tra cui: abitudini dello spettatore, scelte, preferenze, tempo impiegato, ecc. Gli strumenti messi a disposizione hanno fornito un'ottima opportunità per pubblicizzare il prossimo congresso a nuovi pubblici.
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